Gestión Administrativa y su impacto en el Plan Anual de Compras de la Universidad Técnica de Babahoyo en 2021
Administrative Management and its impact on the Annual Purchasing Plan of the Technical University of Babahoyo in 2021
DOI: https://doi.org/10.33262/rmc.v7i3.2674

 Washington Patricio López Aguilar*
Universidad Técnica Estatal de Quevedo
wlopeza@uteq.edu.ec

Mario Alejandro Pérez Arévalo
Universidad Técnica Estatal de Quevedo
mperez@uteq.edu.ec  

DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: wlopeza@uteq.edu.ec
Fecha de recepción: 9 de abril de 2022
Fecha de aceptación: 2 de junio de 2022

RESUMEN
Uno de los principales problemas que surgen al llevar a cabo procesos de contratación en entidades públicas en el Ecuador y especialmente en universidades es la inadecuada gestión administrativa, factores que han afectado los niveles de eficiencia en las adquisiciones que se realizan para el normal y correcto funcionamiento de la institución educativa.  En la presente investigación el objetivo principal es analizar la incidencia de la gestión administrativa y su impacto en el plan anual de compras públicas de la Universidad Técnica Estatal de Babahoyo, Para ello se utilizaron métodos analíticos y descriptivos, las técnicas realizadas fueron entrevistas y revisión documental. El resultado de esta información sirvió para identificar la eficiencia y eficacia dentro de los procesos administrativos y especialmente en el área de compras, en la gestión gerencial y en los equipos de trabajo que intervienen en las compras. De acuerdo a los indicadores podemos concluir que la investigación logra un porcentaje alto de eficacia, información que sustenta la incidencia de la gestión administrativa   y su impacto en el plan anual de compras es altamente efectivo, se localiza en la escala  de  Likert  entre bueno  y  excelente, existe relación directa de la gestión administrativa con el grado de cumplimiento del plan anual de compras, el nivel de conocimiento del personal para cumplir con los procesos de compras es alto.
PALABRAS CLAVES: Gestión administrativa, eficiencia, eficacia, plan de compras, directrices.

ABSTRACT
One of the main problems that arise when carrying out contracting processes in public entities in Ecuador and especially in universities is the inadequate administrative management, factors that have affected the levels of efficiency in the acquisitions that are made for the normal and correct operation. of the educational institution. In the present investigation, the main objective is to analyze the incidence of administrative management and its impact on the annual plan of public purchases of the State Technical University of Babahoyo. For this, analytical and descriptive methods were used, the techniques carried out were interviews and documentary review. The result of this information served to identify strengths and weaknesses within the administrative processes and especially in the area of purchases, in management and in the work teams involved in purchases. According to the indicators, we can conclude that the research achieves a high percentage of effectiveness, information that supports the incidence of administrative management and its impact on the annual purchasing plan is highly effective, it is located on the Likert scale between good and excellent. , there is a direct relationship between the administrative management and the degree of compliance with the annual purchasing plan, the level of knowledge of the staff to comply with the purchasing processes is high.
KEYWORDS: Gestión administrativa, eficiencia, eficacia, plan de compras, directrices.

INTRODUCCIÓN
A nivel Mundial la gestión administrativa es parte fundamental para el control en las adquisiciones de bienes y servicios por parte de las entidades públicas, se implementó la Ley de Sistemas de Compras Públicas, la misma que desde sus inicios ha tenido cambios significativos, y que con el tiempo ha evolucionado los procesos dentro de las instituciones públicas, lo que ha permitido en su momento ir forjando un camino para regular las adquisiciones tanto de bienes, servicios y consultorías.
Esto implica una transformación en la gestión administrativa, el cambio de lo manual por lo sistematizado, donde se cuenta con información procesada, automatizada, interconectada a otros sistemas, obteniéndola en tiempos reales, permitiendo a los Directivos, la toma de decisiones de manera oportuna, constituyendo una ventaja para la organización empresarial al contar con nuevas tecnologías, para brindar un servicio de calidad, proporcionando información verás a los diferentes niveles que lo requieran ya sea la alta dirección, mandos medios y mandos operativos (Armijos et al., 2018).
En el Ecuador, la gestión administrativa como herramienta de dirección para la ejecución del plan anual de compras requiere de un análisis para fundamentar la incidencia que tiene en la ejecución del plan anual de compras.
En este contexto, la ejecución presupuestaria es importante porque a través de esta fase, se determina la recaudación de los ingresos y gastos, visualizando como se ha invertido el dinero.  Mediante este medio se conoce el grado de ejecución con relación a lo presupuestado. Cuando la ejecución presupuestaria es eficiente, se puede adquirir bienes y servicios necesarios para la satisfacción de las necesidades de la población (Narváez et al., 2020).
La investigación tiene como propósito principal analizar la incidencia de la Gestión administrativa y su impacto en los procesos de compras públicas en la Universidad Técnica Estatal de Babahoyo. Permitirá tener una radiografía del funcionamiento actual de la institución para llevar a cabo un diagnóstico interno, validar fortalezas y debilidades.  Hay que dar relevancia que desde la implementación del plan anual de contratación la aplicación de las normativas ha estandarizado procesos de adquisiciones fundamentales para viabilizar las compras en entidades.

METODOLOGÍA
Una buena forma de realizar una gestión administrativa eficiente es empezar por identificar todos los procesos que se realizan dentro de la entidad, cuáles son los departamentos y personas que están involucrados, así como mapearlos y mejorarlos constantemente. El Plan Anual de Compras y Contrataciones es un listado de bienes y/o servicios de carácter referencial, que las instituciones planifican comprar o contratar en el transcurso de un año calendario. Es obligatorio que cada año elaboren su Plan Anual de Compras (PAC, 2022).
Nuestra vigente ley indica enfáticamente su propósito regulador tendiente a procurar la satisfacción de los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los licitadores, y de asegurar, en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, y el principio de integridad, una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa (Vega, 2018).
La Contratación Pública juega un rol clave en la economía del país.  En la actualidad representa alrededor del 12% a nivel global del Producto Interno Bruto (PIB) en contratos públicos, si bien existen diversas normativas en referencia al Sistema Nacional de Compras Públicas, esto determina el transparentar las operaciones y al ser una herramienta de desarrollo como mecanismo de ahorro  en el país, mejorando la relación calidad-precio, así como el perfeccionamiento de la gestión pública, todo esto mediante la estandarización  y simplificación de los trámites al utilizar las nuevas metodologías informáticas en comunicación (Reyna & Benítez, 2019).
El Reglamento General del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas tipifica en el Art 164 la Normativa contable aplicable de la siguiente manera: “En la formulación de la normativa contable gubernamental el Ministerio de Finanzas considerará las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público y será de cumplimiento obligatorio para las entidades del Presupuesto General del Estado y gobiernos autónomos descentralizados. Para las empresas, banca pública y seguridad social deberán considerarse obligatoriamente los esquemas definidos para la consolidación de cuentas que emita el Ministerio de Finanzas” (Ministerio de Economía y Finanzas, 2019).
El estudio del manejo del presupuesto como instrumento de control financiero en empresas particulares como del estado tiene por objetivos: Identificar las debilidades administrativas con respecto a la utilización del presupuesto, determinar el uso del presupuesto como instrumento que contribuye al funcionamiento administrativo y precisar el control operativo con la implementación del presupuesto (Parra & La Madriz, 2017).
El presupuesto es un instrumento necesario para la toma de decisiones por parte de la alta gerencia. La ejecución presupuestaria en el Ecuador depende del sistema de contratación pública mediante la utilización de una certificación presupuestaria que avala la disponibilidad económica para adquirir bienes o servicios, los mismos que están enmarcados en las necesidades de la población y todo lo que establece el Plan Operativo Anual (POA) y el PAC anual (Narváez et al. , 2020).
El presupuesto público es un instrumento para cumplir en los diferentes Estados. Debe realizarse y ejecutarse de manera eficiente y eficaz con el objeto de garantizar el correcto manejo y uso de los recursos públicos, persiguiendo alcanzar los objetivos especificados, es primordial aplicar herramientas y estrategias de evaluación, analizar la calidad de gestión que tiene la institución y en adelante los sistemas de control. El manejo del presupuesto es fundamental en toda institución, se debe garantizar el buen uso de los recursos financieros y establecer mecanismos de control para llegar a los objetivos planteados (Coronel, Narváez, & Erazo, 2020).
En una ejecución presupuestaria se destacan algunos factores como: el fortalecimiento de los sistemas de gestión para la recaudación de los recursos propios y de partidas en fuentes de financiamiento de recursos fiscales, tipo de ingreso corriente. Elevada dependencia fiscal del gobierno central. Crecimiento demográfico con sus necesidades y demandas, y la eficacia y eficiencia en el manejo de los procesos de toma de decisiones y los procesos administrativos. Todos pueden   incidir directamente en las posibilidades de lograr a su vez una eficiencia y eficacia en la ejecución del presupuesto de una entidad pública (Reinoso & Pincay, 2020).
La implementación de controles eficaces y oportunos durante la ejecución de un plan anual de contrataciones bien elaborado, garantizará la aprobación de la gestión administrativa de una entidad; y en este caso estará en posibilidades de asumir un reto mucho mayor; incorporando cada año nueva población asegurada que requiere atenciones oportunas y eficientes (Tome, 2018).
En cuanto al Gasto Público es necesario plasmar estrategias de compromiso y participación de los empleados en las áreas comprometidas con el gasto público en la elaboración o actualización del Plan Estratégico, Plan Operativo institucional y Programa de  Compromiso Anuales. Se debe recurrir a diplomacias de comunicación asertiva para un    adecuado flujo de información interna sobre el techo presupuestal de la institución y ejecución de presupuesto en programas presupuestales, se debe establecer el seguimiento trimestral y un manual de procesos que conduzcan al cumplimiento de los plazos definidos sobre la ejecución eficiente de la gestión financiera en los programas presupuestales, teniendo en cuenta la gestión financiera y su relación con las metas establecidas en el Plan Operativo Institucional anual (Rodríguez , Palomino , & Aguilar , 2020).
Planificación. - Es una guía de trabajo, que permite a la Gerencia y a todos sus integrantes conocer la situación en que se encuentra la empresa; con qué mercado cuenta para ubicar sus productos o servicios; cuáles son las necesidades de bienes y servicios que requiere para su producción etc. (Ramírez , Ramírez , & Calderón , 2018).
Existe un vínculo entre la planificación y el presupuesto instrumento para la dirección estratégica de las instituciones que prioriza asignación de recursos para la consecución de los objetivos con la participación activa de todos los involucrados en el diseño y planificación del presupuesto a corto, mediano y largo plazo. Es un proceso complejo pero necesario que equilibra las actividades oportunas para direccionar el desarrollo organizacional. La planificación y el presupuesto se elaboran en función de secuencias coherentes en base a los objetivos, metas y operaciones hechas en un documento (Señalin, Olaya, & Herrera, 2020).
El control eficaz del plan anual de contrataciones influye significativamente en las dimensiones liderazgo y planificación de la gestión administrativa. Consideramos que los resultados de esta investigación contribuirán no solo a mejorar los mecanismos de control del plan anual de contrataciones sino a mejorar la gestión administrativa en el corto plazo en una entidad (Rubiños, 2018).
Eficiencia y eficacia. - en cualquier área de organización siempre será posible definir un resultado esperado, expresado como una meta, una cantidad, una   variación, un porcentaje, un costo estimado y un tiempo especificado para llevar a cabo la labor que se propone como meta   o tarea.   Pues bien, la combinación de esos elementos, o sea, el resultado, el costo y el tiempo, permiten medir objetivamente el   grado de efectividad y eficacia de un área de organización, y hacer comparaciones entre áreas aún disímiles en el contenido de la labor (Gamboa, 2019).   Consiste en mostrar la dirección de cambio de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad; que tradicionalmente, solo muestran valores puntuales, pero no muestran su tendencia de crecimiento o decrecimiento a lo largo del tiempo. Esto es posible al estudiar los determinados problemas, no solo desde una perspectiva puntual correspondiente a un tiempo determinado, sino desde una   perspectiva en la que interactúan las diferentes variables que componen el sistema y que se simula por medio de la dinámica de sistemas (Cordero, 2019).
La transparencia. - es un elemento constitutivo de una buena administración, mientras que la eficiencia debe ser entendida como el resultado de dicha   administración, y de la transparencia en particular. Cuando  se  analiza  la  relación  entre  transparencia  y  eficiencia  de  las  instituciones  a  través  del  Índice  de  Gobierno  Abierto  y  del  componente  de   eficiencia  del  Índice  de  Desempeño  Integral  del  Departamento  de  Planeación,  encontramos una asociación importante, estadísticamente significativa,  entre el  cumplimiento  normativo  de  las  normas  sobre  manejo  y  difusión  de  información,  y  la  eficiencia  de  las  administraciones  en  la  provisión   de  ciertos  bienes  y servicios (Ortiz & Ordóñez, 2019).
Es necesario delimitar y concretar el significado del término transparencia aplicado a la contratación pública y despejar las dudas que plantea el sistema de fuentes con incidencia en la materia la Ley de contratos del sector público, la legislación de transparencia de 2013 y la ley de procedimiento administrativo común, proponiendo una interpretación integrada del mismo (González, 2019).El control eficaz del plan anual de contrataciones, juega un papel importante en el logro de metas y objetivos en el corto plazo, influenciando favorablemente sobre la imagen que debe proyectar la variable gestión administrativa ante los usuarios y la colectividad en general. El manejo cohesionado de ambas variables, adecuadas siempre al cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, economía, eficiencia y eficacia permitirán, se muestre como una entidad pública eficiente, que brinda servicios oportunos y a satisfacción de los usuarios (Tome, 2018).
Las compras públicas buscan aminorar impactos negativos y mejorar los impactos positivos, las cuales, para funcionar, requieren de cambios significativos dentro de la realidad del mercado de un país.  En el caso de los países latinoamericanos, la legislación establece la obligación de que los criterios sostenibles integren las compras del Estado homologadas a las necesidades para la adjudicación de bienes y servicios, mejorar el procedimiento administrativo al incrementar el grado de objetividad y reducir sesgos cognitivos (Cordero, 2019).
En Ecuador están presentes los principios Gobierno por Resultados (GpR), sin embargo, según la respuesta del ente rector a la encuesta realizada en el marco de este trabajo de investigación, su nivel de desarrollo es poco desarrollado; consta en la ley de adquisiciones y existen resoluciones del ente rector al respecto; sin embargo, no hay instrumentos de aplicación de este principio, como son metodologías y controles (Escudero, 2020).

Materiales y métodos
Para la metodología utilizada se emplean métodos analítico, descriptivo y deductivo, apoyados con las técnicas conceptuales, observación, análisis documental, entrevistas y cuestionario; con los datos obtenidos analizar de la información mediante tablas tabuladas. Se aplica un cuestionario elaborado en base a la Ley de Contrataciones del Estado y proceso de adquisiciones (Gutierrez, 2017).

RESULTADOS
El procesamiento y análisis de los datos se realizó utilizando el software estadístico IBM SPSS, la muestra que se tomo es finita correspondió al personal administrativo y jefes de las áreas de Planificación, compras, Talento Humano, un numero de 30 encuestados.

Para medir los indicadores de eficacia de la gestión administrativa y su impacto    en el plan anual de compras se consideró los siguientes:

R=Resultado, E=Esperado, C=Costo, A=Alcanzado, T=Tiempo
Para obtener el Resultado Alcanzado se suma todas las respuestas cuantificadas con valores entre uno y cinco como se detalló en la tabla 1, tenemos 29 preguntas de las cuales se tiene la sumatoria de 3469. El Resultado Esperado es producto de las 29 preguntas multiplicado por 30 encuestados y por el máximo valor 5 en la escala de Likert (29*5*30) que obtenemos 4350. RA= 3469; RE=4350;

De acuerdo a los indicadores podemos determinar que la investigación logra el 79.75% de eficacia, información que sustenta que el personal idóneo se encuentran laborando  en las respectivas áreas de la institución, los procesos son planificados e ingresados al plan anual de compras, los departamentos trabajan en conjunto, los directivos socializan metodologías, mecanismos y estructura para requerimientos, no existe inconvenientes con los proveedores, cumplen con los debidos procesos y  entrega de las adquisiciones, la información establecida en el plan anual de compras es clara y concisa, existe orientación y guía del personal así como el conocimiento de las obligaciones y responsabilidades que tienen.

Cuantificar mediante uso de indicadores la eficiencia en los procesos administrativos para la ejecución del plan anual de compras obteniendo los siguientes datos:

Figura 1. Indicadores de eficiencia

El valor de Resultado Alcanzado se obtiene al sumar los valores cuantificados de los indicadores del primer objetivo que son 10 preguntas, se alcanza un resultado de 1180. Y el Resultado Esperado, se calcula de las diez preguntas se multiplica por cinco, valor máximo establecido en la escala de Likert, y por el número de encuestados (10*5*30) =1500.

Se pudo determinar que el indicador de eficacia luego de evaluar las encuestas de la primera variable de eficiencia en los procesos administrativos es del 79.74 %,  localizándose entre los parámetros regular, bueno y excelente, aspecto positivo de la escala de Likert, al tabular las encuestas se obtuvo información que los proveedores de bienes trabajan en conjunto con los administradores de contrato, existe coordinación entre los departamentos involucrados en los procesos de compras, las gestiones administrativas  ayudan a mejorar los índices de ejecución, se mejoran los indicadores de eficacia dentro del cumplimiento del plan anual de compras públicas.
Concordando con Tome (2018) que afirma “la implementación de indicadores de eficacia durante la ejecución del plan anual de compras públicas garantizan la aprobación de la gestión administrativa”, cuantificar la variable y observar los indicadores de eficacia permiten analizar la viabilidad de los procesos que se están realizando para las adquisiciones.

Identificar la relación de la gestión administrativa con el grado cumplimiento del plan anual de compras públicas

Figura 2. Grado de cumplimientos en las compras publicas

Obtenemos el valor de Rendimiento Alcanzado de la sumatoria de las respuestas a las siete preguntas que componen el segundo objetivo que es igual a 859, y el valor de Rendimiento esperado las siete preguntas multiplicado por el máximo valor que es cinco y por los treinta encuestados (7*5*30) = 1050.

Se pudo determinar que la variable gestión administrativa con el grado cumplimiento del plan anual de compras públicas evidenciaron en los resultados obtenidos de las encuestas un índice del 81.81%, estableciéndose en los parámetros bueno y excelente.
La información que se maneja en el plan anual de compras es clara y precisa, el bien o servicio adquirido cumple con los parámetros precio - calidad, especificaciones técnicas, se establece claramente las necesidades de la institución para evitar retrasos en la planificación de los tiempos de entrega, el personal de compras influyo en la elaboración de las necesidades según se establece en el plan anual. De acuerdo a los resultados obtenidos el indicador más alto al sumar los resultados cuantificados de las preguntas correspondientes al segundo objetivo es la que los proveedores trabajan en conjunto con el administrador de contrato.
De acuerdo a los resultados de la encuesta se refleja que existe relación directa entre la gestión administrativa con el grado de cumplimiento del plan Anual de Compras públicas concordando con Rubiños Carmel (2018).

Determinar el grado de conocimiento del personal para cumplir con los procesos de compras

Figura 3. Conocimiento del personal para cumplir con los procesos de compras

Obtenemos el valor de Rendimiento Alcanzado de la sumatoria de las respuestas a las doce preguntas que componen el tercer objetivo que es igual a 1430, y el valor de Rendimiento esperado las doce preguntas multiplicado por el máximo valor que es cinco y por los treinta encuestados (12*5*30) = 1800.

Se cuantifico la variable grado de conocimiento del personal para cumplir con los procesos de compras, obteniendo una eficacia del 79,44% ubicándose en los rangos de la escala de Likert utilizadas entre bueno y excelente.

De acuerdo a los resultados obtenidos el porcentaje más alto es  que el plan anual de compras se elabora y se entrega en la fecha establecida según lo determina la ley de contratación pública con un porcentaje de 93%, en la escala de Likert establecida representa Excelente, uno de los indicadores que obtuvo menor porcentaje es el conocimiento que los procesos de contratación están ligados a la necesidad departamental presentada en el plan anual de compras, las respuestas cuantificadas tienen el 86% que enmarcados en la escala de Likert establecida representa Excelente.

CONCLUSIONES
Al cuantificar el indicador de eficiencia en los procesos administrativos compuesto por diez preguntas de acuerdo los resultados obtenidos se concluyen que se encuentra en un rango bastante aceptable llegando al 80%.
En cuanto a la coordinación entre los administradores y proveedores se pudo constatar que no es muy aceptable (entre el 67% y 63%) el nivel de eficiencia, sobre todo cuando se trata de la información de requerimientos y eficiencia de los proveedores y de la gestión administrativa.
En lo referente al cumplimiento eficaz del Plan Anual de Compras, la gestión administrativa ha sido bastante aceptable, al igual que el cumplimiento de los proveedores cuando se trata de entregar sus productos bajo las condiciones y especificaciones técnicas, garantías, tiempos, etc. que han sido requeridas.
Otra conclusión a la que se llegó es que el personal tiene el conocimiento necesario para llevar a cabo los procesos de compras, que posee la información que se requiere para realizar cumplir con el Plan Anual de Compras de manera eficaz.
De manera general se puede afirmar que la gestión administrativa, en cuanto a las compras públicas de la Universidad Técnica de Babahoyo, ha contribuido positivamente en el cumplimiento de su Plan Anual de Compras.

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