Propuesta de una lista de chequeo para la auditoría del proceso de gestión de Inventarios

Propuesta de una lista de chequeo para la auditoría del proceso de gestión de Inventarios
Proposal of a checklist for the audit of the inventory management process
DOI: https://doi.org/10.33262/rmc.v7i3.2673

Washington Camacho Villota
Universidad Técnica de Babahoyo
wcamacho@utb.edu.ec

DIRECCIÓN PARA CORRESPONDENCIA: arlyne.medina2@gmail.com
Fecha de recepción: 8 de abril de 2022
Fecha de aceptación: 12 de junio de 2022

RESUMEN
La adecuada gestión de los inventarios resulta una de las vías comúnmente utilizada en la búsqueda de la efectividad de las organizaciones. La presente investigación posee como objetivo desarrollar una lista de chequeo para la evaluación de la gestión de los inventarios como herramienta de apoyo para la auditoría con enfoque de procesos, estratégico, sistémico y de mejora continua. Se parte de una revisión bibliográfica acerca de los procedimientos para la gestión de los inventarios publicados en Google Académico y enriquecido por la consulta de libros clásicos de la temática y de regulaciones propias del marco legal existente. Se seleccionan 17 procedimientos con los que se aplican los métodos teóricos de análisis – síntesis e inducción - deducción para determinar un conjunto de variables influyentes en la construcción de los procedimientos para la gestión de los inventarios, se construye una matriz binaria donde se evalúa la presencia de las variables seleccionadas en los procedimientos estudiados y se realiza un análisis de conglomerados jerárquicos, se utiliza el software UCINET 6. La lista de chequeo construida se aplica a varias instituciones del territorio para comprobar su factibilidad de aplicación y lograr una clara formulación de los elementos a comprobar. Con los resultados alcanzados y como resultado de un trabajo grupal se propone la lista de chequeo definitiva.
PALABRAS CLAVE: Auditoría de Procesos, Lista de Chequeo, Gestión de inventarios

ABSTRACT
The proper management of inventories is one of the ways commonly used in the search for the effectiveness of organizations. The objective of this research is to develop a checklist for the evaluation of inventory management as a support tool for auditing with a process, strategic, systemic and continuous improvement approach. It is based on a bibliographic review about the procedures for the management of inventories published in Google Scholar and enriched by the consultation of classic books on the subject and regulations of the existing legal framework. 17 procedures are selected with which the theoretical methods of analysis - synthesis and induction - deduction are applied to determine a set of influential variables in the construction of the procedures for the management of inventories, a binary matrix is constructed where the presence is evaluated of the variables selected in the procedures studied and an analysis of hierarchical conglomerates is carried out, the UCINET 6 software is used. The checklist constructed is applied to several institutions in the territory to verify its feasibility of application and achieve a clear formulation of the elements To check. With the results achieved and as a result of group work, the definitive checklist is proposed.
KEYWORDS: Process Audit, Checklist, Inventory Management

INTRODUCCIÓN
Las empresas innovadoras buscan mejorar sus resultados y acercarse a la excelencia, para eso, una primera condición es adaptarse al cambio. De la misma manera, trae aparejadas modificaciones internas, con nuevas proyecciones y enfoques a los que debe adecuarse el sistema de gestión para lograr la integración de la estrategia y los procesos (Espinosa Jaramillo et al., 2021).
El enfoque de control de gestión moderno ha superado las fronteras de circunscribirse exclusivamente a medir la eficiencia de una empresa basado en el análisis exhaustivo de su Balance y Cuenta de resultados, de su información financiera (Hernández Nariño et al., 2002). Se ha abierto paso la gestión por procesos (Carballo Mendívil et al., 2019) en la que los indicadores del sistema de control financiero se complementan con los de proceso (Szelagowski & Berniak-Woźny, 2019) en el logro de los estratégicos.
El Enfoque de Procesos se encuentra declarado, explícita o implícitamente, en un conjunto de Buenas Prácticas de la Gerencia Empresarial Moderna, busca aportar cada vez más valor a los destinatarios o clientes, a otros grupos de interés y estar alineado con la misión, estrategia y objetivos de la empresa.
En este sentido, una herramienta de apoyo a la gestión empresarial es la Auditoría de procesos. Ella resulta una evolución de la Auditoría tradicional que centra su propósito en la proactividad, el análisis de riesgos, la mejora continua y la búsqueda del logro de la eficiencia y eficacia en la organización.
Según Medina Enríquez et al. (2020) consiste en una evaluación objetiva, completa e integral de las actividades y operaciones que realiza una organización para cumplir con sus fines y objetivos. Evalúa los objetivos de la empresa y la efectividad de las políticas internas, normas y resoluciones adoptadas, sin descuidar la esencia de la Auditoría tradicional de ser consistente en la actividad sistemática de revisión y control de los procesos, evaluar las evidencias, el cumplimiento de los principios contables, los documentos legales, las normas y procedimientos vigentes que permitan la toma de decisiones con carácter proactivo en la búsqueda de eficiencia y eficacia.
Una de las vías de lograr la efectividad en las organizaciones y lograr el objetivo de mostrar mejorías en el nivel de servicio de cada proceso es la definición correcta de un modelo de gestión de inventarios (Trujillo Benites, 2021). A la vez, resulta una de las alternativas más influyentes en el esfuerzo por reducir los costos, mejorar la eficiencia económica, la liquidez (Peñalver Romeo et al., 2021) y permite a las organizaciones estar prevenidas frente a las fluctuaciones de la demanda con niveles adecuados de inventarios.
Los inventarios comprenden, las materias primas, productos en proceso o productos terminados, mercancías para la venta, materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques, envases y los inventarios en tránsito. Sin embargo, para los analistas de costos o finanzas los inventarios es dinero, un activo o efectivo en forma de material (Pozo Hernández et al., 2020).
Los inventarios resultan reconocidos dentro de la gestión empresarial como un mal necesario para garantizar la continuidad de la producción. En su adecuado manejo debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen la continuidad del flujo en la cadena logística, absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, a la vez de garantizar la máxima satisfacción del cliente (Céspedes Trujillo et al., 2017).
Elevados montos de inventario implican altos niveles de capital circulante, puede reducir las expectativas de eficiencia de la empresa al afectar su rentabilidad; pero a su vez, una reserva de inventarios supone protección ante la inestabilidad de los suministros, protección de precios, descuentos por cantidad y menores costos de pedidos (Ortega Marqués et al., 2017).
En el punto opuesto, un bajo monto de inventarios (bajo monto de capital circulante), propicia mayor rentabilidad, pero aumenta el riesgo de interrupción de la operación, de atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones, reducción de ganancias y pérdida de mercados, al no certificar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reacción de las empresas, ante las fluctuaciones del mercado (Pastora Panchi Mayo et al., 2017). De ahí, surge la necesidad de lograr a través de la gestión de inventarios el mantener un equilibrio entre rentabilidad y riesgo para la entidad (Comas Rodríguez et al., 2013; Martínez & Osorio, 2018).
El objetivo de la presente investigación resulta la construcción de una lista de chequeo construida sobre la base de las exigencias encontradas en la literatura especializada y, posteriormente, enriquecida con la aplicación en la práctica social, que permita realizar la auditoría de la gestión de los inventarios con enfoques de proceso, de mejora continua, sistémico y estratégico con una respuesta efectiva a los postulados planteados.

METODOLOGÍA
Se parte de una revisión bibliográfica acerca de los procedimientos para la gestión de los inventarios publicados en Google Académico y enriquecido por la consulta de libros clásicos de la temática y de regulaciones propias del marco legal existente. Se seleccionan 17 procedimientos con los que se aplican los métodos teóricos de análisis – síntesis e inducción - deducción para determinar un conjunto de variables influyentes en la construcción de los procedimientos para la gestión de los inventarios (Oviedo Rodríguez et al., 2019).
Se procesa la información a partir de la construcción de una matriz binaria donde se evalúa la presencia de las variables seleccionadas en los procedimientos estudiados y se realiza un análisis de conglomerados jerárquicos, se utiliza el software UCINET 6.
Con los resultados alcanzados y como resultado de un trabajo grupal entre los investigadores implicados se propone la lista de chequeo, por último, se aplica varias instituciones del territorio para comprobar su factibilidad de aplicación y lograr una clara formulación de los elementos a comprobar.

DESARROLLO
El estudio parte de realizar una revisión en la literatura especializada (Google académico) para la frase “procedimiento de gestión de inventarios” y de los resultados alcanzados se seleccionan procedimientos publicados en el periodo de 2008- 2022, a los que se les incorporan documentos reguladores del marco legal cubano y libros considerados clásicos de la temática. La relación de los procedimientos seleccionados (17) se expresa en la tabla 1.

La tabla 2 propone uno de los procedimientos estudiados a manera de ejemplo. Se muestran los elementos componentes del procedimiento con vista a determinar las variables influyentes para la propuesta de la lista de chequeo. Para cada caso se exponen las etapas que lo contemplan, los elementos significativos a desarrollar y los métodos utilizados.

En el estudio de los 17 procedimientos de Inventarios se definen 47 elementos clave o variables que están presentes en los procedimientos. Se analiza en una matriz binaria la presencia de estas variables en cada uno de los procedimientos. Las variables determinadas se muestran en la tabla 3.

Se procesa la información a partir de la construcción de una matriz binaria (tabla 4), con la presencia o no de las variables, para realizar un análisis de conglomerados jerárquicos. La medida de asociación seleccionada para realizar el análisis de conglomerados fue la distancia euclídea al cuadrado, puesto que se pretende que los grupos formados contengan individuos parecidos de manera tal, que la distancia entre ellos sea pequeña; y la técnica empleada fue el método Ward que agrupa los casos en busca de minimizar la varianza dentro de cada grupo. Se utiliza el software UCINET 6 disponible en Internet, disponible en: http://www.analytictech.com/downloaduc6.htm

	Autor/Año	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
1	Auditoría y control de los indicadores del inventario.	1	1	1	1	1	1	1	0	1	1	1	1	1	1	1	1	1
2	Diagnóstico financiero.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	0
3	Proceso de gestión de inventarios	1	1	0	1	1	1	1	1	1	0	1	0	1	1	1	1	0
4	Valoración de la información.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	1
5	Nivel de operaciones.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
6	Cartera de productos.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	1
7	Propuesta de la planificación para los niveles de inventario.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	1
8	Recogida de los datos en la empresa y organización de la información.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
9	Clasificación del inventario y de los artículos en el inventario.	1	1	0	1	1	1	1	1	0	0	1	0	1	1	1	1	0
10	Definición de los tiempos de entrega.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
11	Determinar los costos de inventario.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	1
12	Propuesta e implementación de mejoras organizativas.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
13	Selección de los proveedores, criterios utilizados.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	0
14	Caracterización del estado de los registros necesarios en la gestión de los inventarios.	1	1	0	1	1	1	1	1	0	0	1	0	1	1	1	1	1
15	Caracterizar el nivel de formación en gestión de los inventarios de los trabajadores	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
16	Identificar las normas y regulaciones que impactan a la gestión de inventario en el objeto de estudio.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	0
17	Indicadores de gestión.	1	1	1	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	1
18	Evaluación de los resultados.	1	1	1	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
19	Decisión de implementación	1	1	1	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	1
20	Caracterizar los sistemas de software y su integración.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
21	Análisis de la filosofía de gestión del flujo.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
22	Cálculo de los indicadores de la Gestión de Inventarios.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	1	1	1	1	1	1	1	0
23	Indicadores de gestión.	1	1	0	1	1	1	1	0	0	0	1	0	1	1	1	1	0
	Total	23	23	4	23	23	23	23	3	2	8	23	8	23	23	23	23	8

El proceso de agrupación de los conglomerados se resume a continuación, tanto para los procedimientos (según los autores) como para las variables. El corte se realiza en el punto de inflexión: para los procedimientos, a partir de 42; y para las variables, a partir de ocho (8).

Se aprecia que todas las variables están presentes en alguna de las metodologías estudiadas. Con mayor frecuencia (por encima del 50 %) aparecen cinco variables: Diagnóstico del estado actual de los inventarios (97,8 %); Almacén (93.4 %); Determinación y cálculo del parámetro de los modelos de los inventarios (84,8 %); Auditoría y control de los indicadores de los inventarios, (82 %); Almacenamiento de los inventarios ociosos y de lento movimiento (79,9 %) que resultan las variables de mayor presencia.

Lista de chequeo
Con los resultados alcanzados, se procede por parte del equipo de investigación a realizar la propuesta de la lista de chequeo. Esta resulta la que se muestra en la tabla 5.

La lista de Chequeo para evaluar los inventarios en el proceso se acompaña de una sencilla explicación de lo que se persigue comprobar en cada punto. Esta formalización garantiza disminuir la subjetividad y aumentar la capacidad de generalización del instrumento más allá de sus creadores. Al ser imposible por su extensión su incorporación en el presente trabajo, se reduce a mostrar algunos puntos de la guía y la referencia bibliográfica que se recomienda utilizar (tabla 7).

CONCLUSIONES
Una revisión en la literatura especializada para la frase “procedimiento de gestión de inventarios” el periodo de 2008- 2022, permitió encontrar 17 procedimientos y definir 47 elementos clave o variables presentes en ellos. Se realiza un análisis de conglomerados y posteriormente un trabajo grupal que tributan a determinar las variables a ser consideradas en la lista de chequeo propuesta.
Se propone una lista de chequeo para auditar la gestión de los inventarios elaborada concebida para lograr eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Se sustenta en los principios basada de la mejora continua, el enfoque sistémico y el establecimiento de buenas prácticas.

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No.	Autor/Año	No.	Autor/Año
1	Chopra and Meindl (2008)	10	Agüero Zardón et al. (2016)
2	Dickinson González et al. (2009)	11	Cepero Valladares (2016)
3	Resolución 60 (2011)	12	Pérez Rodríguez (2018)
4	Iyer et al. (2010)	13	Macias Acosta et al. (2018)
5	Maceda Díaz (2012)	14	Bofill Placeres et al. (2017)
6	Rodrigues Vieira and Roux (2012)	15	Waller and Esper (2017)
7	López Martínez (2013)	16	Macías et al. (2019)
8	Jacobs and Chase (2014)	17	Resolución 76, (2020)
9	Asencio González (2015)

Variables
(V1) Caracterización de la empresa.	(V25) Decisión de implementación.
(V2) Diagnóstico Financiero.	(V26) Caracterización de los sistemas de software y su integración.
(V3) Proceso de gestión de inventarios.	(V27) Análisis de la filosofía de gestión del flujo.
(V4) Valoración de la información.	(V28) Caracterizar del estado de los registros necesarios en la gestión de los inventarios.
(V5) Nivel de operaciones.	(V29) Caracterizar el nivel de formación en gestión de los inventarios de los trabajadores.
(V6) Cartera de productos.	(V30) Identificar normas y regulaciones que impactan a la gestión de inventario en el objeto de estudio.
(V7) Propuesta de la planificación para los niveles de inventario.	(V31) Estudio del contenido de los módulos del sistema vigente.
(V8) Recogida y organización de datos.	(V32) Evaluación del MRInv.
(V9) Clasificación del inventario según tipo de producto.	(V33) Cálculo y análisis de la puntuación por módulo.
(V10) Selección y aplicación de modelos de inventario.	(V34) Definición y agrupación de las fortalezas y debilidades.
(V11) Determinación del nivel de criticidad de los productos.	(V35) Análisis de los resultados de la auditoría.
(V12) Asignación de los pesos a las variables.	(V36) Definición de los registros necesarios.
(V13) Determinación y cálculo de los modelos de inventario.	(V37) Análisis de los indicadores.
(V14) Recopilación de evidencias	(V38) Reunión de apertura.
(V15) Definición de los tiempos de entrega.	(V39) Conciliación.
(V16) Determinar los costos de inventario.	(V40) Elaboración del informe.
(V17) Determinación de la sensibilidad.	(V41) Reunión de cierre.
(V18) Propuesta e implementación de mejoras organizativas.	(V42) Cálculo de los indicadores de la Gestión de Inventarios.
(V19) Análisis de los beneficios propuestos.	(V43) Asignación de los valores del sistema para el producto seleccionado.
(V20) Auditoría y control de los indicadores del inventario.	(V44) Ajustes ante cambios de los parámetros de entrada en los modelos.
(V21) Selección de los proveedores, criterios utilizados.	(V45) Analizar el índice de atracción de los productos de la clase A.
(V22) Matriz Combinex para la elección de proveedores.	(V46) Obtener el pronóstico de los valores de la demanda.
(V23) Simulación del sistema.	(V47) Indicadores de gestión.
(V24) Evaluación de los resultados.

Grupos	Cantidad de variables	Variables
1	8	(V1) (V3) (V8) (V9) (V10) (V13) (V18) (V20)
2	42	(V2) (V4) (V5) (V6) (V7) (V11) (V12) (V14) (V15) (V16) (V17) (V19) (V21) (V22) (V23) (V24) (V25) (V26) (V27) (V28) (V29) (V30) (V31) (V32) (V33) (V34) (V35) (V36) (V37) (V38) (V39) (V40) (V41) (V42) (V43) (V44) (V45) (V46) (V47)

Empresa: Proceso: Responsable del proceso: Objetivo del proceso:
No.	Aspectos a verificar	Si	No
1	Diagnóstico del estado actual de los inventarios.
	1.1 Se encuentran definidas las debilidades y fortalezas que presenta la organización con relación a la gestión de sus inventarios.
	1.2 Existe un sistema de gestión de inventarios.
	1.3 Los trabajadores del almacén/compras tienen acceso a los niveles de existencia de los inventarios existentes.
	1.4 Existencia en el mercado de los requerimientos necesarios sin dificultades.
	1.5 Se tienen en cuenta los periodos de reaprovisionamiento para realizar los pedidos a los proveedores.
	1.6 Están definidos los niveles máximos y mínimos por producto.
	1.7 Se plantean los aspectos negativos y positivos de los inventarios.
	1.8 Se definen los puntos de almacenamiento de mercancía en el sistema logístico y sus relaciones.
	1.9 Existen evidencias de análisis de la situación de los almacenes.
	1.10 Se verifica la situación de los inventarios.
	1.11 Se realiza la rotación del personal por las áreas claves.
2	Almacén.
	2.1 Se conforman equipos de trabajo.
	2.2 Existen criterios para seleccionar el almacén a mejorar
	2.3 Se le hace diagnóstico al almacén.
	2.4 Se encuentra el almacén categorizado según las normas vigentes para el país de aplicación.
	2.5 Se clasifican los productos dentro del inventario.
	2.6 Se realiza el Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los medios almacenados.
	2.7 Se analiza cumplimiento del Plan Anual de chequeo físico.
3 3	Determinación y cálculo de los modelos de inventario.
	3.1 Se realiza un análisis de los pronósticos de demanda.
	3.2 Se definen los tiempos de entrega.
	3.3 Se determinan los costos de inventario.
	3.4 Se realiza el cálculo del modelo de gestión seleccionado.
	3.5 Se realizan análisis de sensibilidad.
4	Auditoría y control de los indicadores del inventario.
	4.1 Se realiza la rotación de los inventarios.
	4.2 Se analiza la cantidad de desechos.
	4.3 Se analiza la cantidad de faltantes.
	4.4 Se analiza la calidad de los servicios a los clientes.
	4.5 Se realizan estudios de pronóstico de la demanda.
5	Almacenamiento de los inventarios ociosos y de lento movimiento
	5.1Están definidos los responsables de identificar la existencia de inventarios de lento movimiento y ociosos.
	5.2 Están declarados los productos de lento movimiento y ociosos en los almacenes.
	5.3 Se encuentran almacenados por zonas.
	5.4 Están delimitadas las zonas para los de lento movimiento y ociosos.
	5.5 Utilizan la figura de productos bloqueados.
	5.6 Se elabora una nueva tarjeta de estiba, con la identificación y las especificaciones del producto.
	5.7 Se ubica en el almacén o local adecuado.
	5.8 Destinan un almacén para concentrar estos productos de forma diferenciada.

Punto de la guía	Aspecto que se aborda	Referencia
1.1	Sistema de control de inventario, donde se destaquen sus aspectos positivos y negativos	García Zambrano & Sánchez Enríquez, (2019)
1.5	Los periodos de reaprovisionamiento para realizar los pedidos a los proveedores	Cando Suárez & Tipantasi Pinto, (2015)
1.6	Establecer límites de comportamiento para inversión en el inventario de cada producto	Primelles Pupo, (2010)
1.7	Comprobar si existe sistema correcto y se hace aplicando el paso de control	González Ruiz de Villa, (2009)
1.8	Puntos donde se acumula inventario y las relaciones entre estos puntos	Primelles Pupo, (2010)
1.9	Correcta gestión de inventario es necesario tener en cuenta la situación de los almacenes. análisis de la situación existente en cada uno de los almacenes	Maceda Díaz, (2012);
2.2	Análisis previo a los almacenes de mayor importancia para la empresa	González Ruiz de Villa, (2009)
2.3	Diagnóstico de sus almacenes, flujo de los materiales dentro del almacén	Díaz Haedo, (2012)
2.4	normas, regulaciones y procedimientos necesarios y realizar el control a la logística de almacenes	Resolución 47 del MINCIN
3.1	Análisis de los pronósticos para determinar la demanda	Pérez Rodríguez, (2018)
3.2	Análisis de los tiempos de entrega contratados con los proveedores	Díaz Haedo, (2012)